ハロペHにカルテの存在しない「新規飼い主」がペットを連れて来院した（初診）時には、飼い主→ペットの順にカルテを新規作成します。その際、すべての情報を一度に入力しようとすると時間がかかり、業務の遅れを招きかねませんので、ハロペHが求める必要最低限の情報から優先的に登録してください。その他の情報については、時間に余裕がある時にゆっくり追加入力します。
通常業務 > 受付画面 > その他 > カルテの追加
・ホームページの「通常業務」ボタン〈①〉をクリック。
・受付画面が表示されますので、画面左上の「その他」パネル〈②〉をクリックします。
・「カルテの追加」「ホーム」「ログアウト」の３つのリンクアイコンがポップアップ表示されます〈③〉。
■カルテの追加
・飼い主／ペットがどちらも新規来院の場合、「カルテの作成」アイコン〈④〉をクリックして飼い主情報の入力画面に移動します。
■飼い主情報の入力
・お客様に書いていただいた問診票を見ながら以下の必須項目を優先して入力します。
・飼い主名〈⑤〉
・電話番号〈⑥〉
・DM〈⑦〉
・入力したら、画面右上の青色の「ペット情報入力へ進む」ボタン〈⑧〉をクリックします。それ以外の各項目は、後ほど時間に余裕のある時に改めて入力してください。
・ハロペHでは２種類のDMリストを用意しています。便宜上、「一般DM」「年賀状DM」と名付けて区別していますが、一般／年賀状という言葉に特に意味はありません。「母集団Ａ」「母集団Ｂ」とお考えください。たとえば「一般DM」を予防接種など病院から来院を促す場合のDMリストとして、「年賀状DM」は病院から時候のごあいさつを送付する際のDMリストとして使い分けると便利です。
ご注意【重要】
・DMを送る際には、事前に顧客の許諾をいただく必要があります。問診票に「今後、当院より予防などのご案内のご連絡を差し上げてもよろしいですか？」のようなチェック項目を設け、かならず飼い主様の意思を確認してください。DM送付の許可を得ずに送るDMは広告とみなされ、獣医療法違反に問われる可能性があります。また相手に利用目的を伝えずに住所録からDMを送ることは個人情報保護法違反にあたります。
ご注意
・過去に通院歴があってハロペHにカルテの存在する飼い主が、別のペットを連れてきた場合は既存のカルテにペットを追加登録します（→既存顧客の２頭目以降のカルテ作成）。「カルテの作成」で新たに飼い主のカルテを作成すると、同一人物の飼い主カルテが複数登録されてしまいますので、ご注意ください。
■ペット情報の入力
・ペット情報の入力画面に切り替わりますので、最低限、
・ペット名〈⑨〉
を優先して入力し、画面右上の青色の「登録」ボタン〈10〉をクリックします。それ以外の各項目は、後ほど時間に余裕のある時に改めて入力してください。
・ペット情報を登録したら、緑色の「＋受付」ボタン〈11〉をクリックして、受付処理を行います。
